Компенсация за использование личного автомобиля

Здравствуйте, подскажите пожалуйста!
директором в служебных целях используется личный автомобиль. выплачивалась компенсация 1200, при этом без предоставления подтверждающих док-ов (лишь приказ с техпаспортом). Подскажите, каким образом лучше всего оформить данную процедуру, дабы соблюсти требования законодательства? обязателен ли договор если это не аренда